档案管理系统平台:智能档案一体化管理系统
档案管理系统平台满足档案的扫描、录入、整理、归档、利用等整个生命周期的一体化信息管理系统平台,已经为众多企业解决了档案管理上的痛点.
目前档案管理存在的问题
一、统一集中收集难
传统档案管理员因其的工作专业度参差不齐,档案散落的地方较多,又由于职责要求规范化、标准化,基于不专业,容易导致不同的情况下档案数据质量难以保证,不易实现统一集中管理、统一合理调配。
二、难实现互联互通共享
关联到多个业务档案、跨地域、跨部门、跨单位的信息传播,导致“信息孤岛”是当下痛点,难以突破不同地域、不同系统的壁垒与界限,信息互联互通共享率低,难以实现整体数据展示与分析。
三、储存环境难掌控
传统档案容易收外界的影响,都会对档案“寿命”的长短起着至关重要的作用,就如环境湿度、光线、温度等难以掌控的因素。
四、使用效率低,难以提升
传统档案借阅及查询调取难,效率低业导致了工作痛点显著,使得众多值得借鉴的历史数据的复用程度降低,削弱了档案储存的重要意义,档案价值得不到利用于开发。
五、存调成本把控难
传统档案储存会浪费大量的纸张,浪费成本大,其调取查阅难,容易被销毁不可逆转的恢复。
档案管理软件的作用
(一)提高工作效率
档案管理系统软件在信息时代已经实战了多年经验,也获得了不少的收获,给众多国企、党政、上市企业、事业单位、个组织带来了使用价值,主根据市场的需求以及时代信息化的推动二出现,其运用确确实实有助于档案管理的便利,逐步替代了传统单一的档案归档模式,把档案管理工作简单化,更标准化、更规范化。再使用中确实节省了不少人力和时间。
(二)实现档案保密防止泄露功能
用户可在档案管理软件中通过设置权限管理,比如有效进行管理员、查阅人等角色分配工作,根据需求设置人员的查阅权限等,让具备查阅人才能查阅相应的档案,从而又针对性的对档案进行安全管理与保密管理。在查档人进行查档时,系统可自行记录,形成查询日志,对数据传输、用户访问、内容打印等操作进行了安全设计,以保证档案的使用安全。档案管理系统软件还配备了电子锁,即使别人打开了档案管理人员的电脑,也无法打开档案管理系统软件。
(三)能够更好地开发档案内容信息
档案管理系统软件,能够直接在档案的基础信息编辑之后,添加此档案的扫描电子图片,这样就做到了一点开目录文件就可以同时采集到此文件的电子图片,方便档案管理工作人员的查阅以及上报等档案工作。
档案管理系统软件能针对档案文件情况进行相关性编辑,方便后期检索工具对各种有关的电子文件进行查找,以及了解文档的来龙去脉,使档案内容发挥更大的作用。同时也具备数据的传送、备份、接收、恢复、移交、借阅等功能等。
选择合适的档案管理软件
据档案管理工作的需求,档案管理系统平台档案管理业务具有全面标准化、流程化,为档案移交、归档、借还等业务。文件管理系统软件还包括数据传输、接收、备份、恢复等功能,此外,它还具有用户管理、日志功能、交易提醒等。在安全上就更不可忽略了,一般多重安全机制,包括SSL网络加密传输、数字证书、电子印章、强密码登录控制等安全策略。
另外还支持:
1、文件管理
2、档案管理
3、人事档案管理
4、流程与协作管理
5、综合知识管理
6、OA办公自动化管理
7、档案库房环境管理
8、证照与知识产权管理
9、日程与考勤管理
10、知识搜索与知识支持
11、定制功能开发
12、提醒服务
来源:会博通档案管理
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