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本篇中，凌佳佳将带大家一起了解微软办公软件中Excel的使用技巧，这也是我们MS Office软件使用技巧系列中的最后一篇！

Microsoft Excel是一款电子表格软件，他直观的界面、出色的计算功能和图表工具，再加上成功的市场营销，使Excel成为最流行的个人计算机数据处理软件。现在不管应聘什么岗位，在投递简历时，我们的简历中大多都写着诸如能熟练使用办公Excel软件的话，而步入职场后，Excel更是成为了大家得力又必备的工具，可见，在职场中我们得熟练掌握这个必备技能，才能更好地完成工作。

鉴于Excel软件在职场中如此重要，凌佳佳今天就从以下三点为大家解决大多数人使用Excel时遇到的问题，让你在职场中轻松提高工作效率。

1、数据的输入

2、格式与函数

3、数据透视表

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数据的输入

Excel作为一个表格处理软件，处理最多的自然是与数据相关的内容，而在面对这些数据的时候经常要做的动作便是数据的输入了。可能有人不解，数据输入这么简单为什么还要讲解？因为这次要讲的主要是数据输入中的两个功能：数据有效性和选择性粘贴。

首先，我们先来看如下图所示的工具栏中“数据”下的“数据有效性”。

为了保证填入Excel中数据的规范性，我们可以利用“数据有效性”使得数据在被输入前就按照设定进行输入。我们可以使用“数据有效性”限制单元格填入的内容、格式、长度，还可以设置输入提示，来帮助我们降低输入数据时因粗心或手误产生的错误。

这里可以举个例子帮助大家了解更清楚：假如要输很多人的身份证号码，但是由于目前二代身份证号码是18位，这串数字便显得又长又相似，很有可能会多打或者少打了一个数字，这时候可以按照如下图所示中的四个步骤来杜绝这个现象：

1）选中对应单元格，并在工具栏中选择“数据”下的“数据有效性”；

2）在“允许”的下拉选项中选择“文本长度”；

3）在“数据”的下拉选项中选择“等于”；

4）在“长度”的下拉选项中选择“18”，即可。

那么当输入单元格内的数字不满足18位的长度时，便会有错误提示框出现。

接着，便是大家可能常会接触到的“选择性粘贴”。很多人习惯了使用快捷键“Ctrl+C”和“Ctrl+V”来进行复制与拷贝，但是使用粘贴快捷键“Ctrl+V”很有可能粘贴过来的是错误的版本，而真正需要粘贴的可能是能直接与当前格式保持一致的，或者是能保留之前列宽、公式和数字格式等内容的版本，这时候就需要用到右键的“选择性粘贴”来进行具体的安排。

在输入完数据后，我们还经常需要进行格式的调整和函数的计算来完善整个表。接下来，我们一起来看一下关于格式与函数方面的功能。

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格式与函数

我们常常会用到格式与函数来帮助我们去制作表格，其中，格式主要是指数值和文本之间的相互转换，而函数则是用来帮助我们提高对表格内数字计算的便捷度。

首先，我们来看格式。格式是指对工作簿、工作表以及单元格的设置，比如页面范围，单元格格式等，其最常见的就是数值和文本之间的相互转换，比如日期和货币。操作方法也很简单，只需要选中对应的单元格，右键“设置单元格格式”，在“数字”栏目下的“分类”中选择相对应想设置的类别即可。

而函数其实就是对数据的设置，比如计算，判断，查询等，这里主要讲搜寻函数的方法。如下图所示，搜寻函数共有三个步骤：

1）在工具栏中选择“公式”栏目，点击函数按钮“fx插入函数”；

2）在“查找函数”下的空格内填入关键字，比如求和；

3）在下方“选择函数”中就可以选择系统给你推荐的函数种类，点击函数还能在下方看到对此函数的解释。

除了通过熟练运用格式与函数的调整来完善表格，我们还得为其做一些图表使梳理完后的表格能被更快理解与分析，比如饼状图，柱状图等，接下来凌佳佳将会带大家认识一下数据透视表。

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数据透视表

表格的最终形态其实就是可视化图表，这可以使得一份繁复的表格能通过清晰的图表样式呈现，我们今天就来讲讲其中的数据透视表。

数据透视表是一种交互式的表，可以进行某些计算，如求和与计数等，所进行的计算与数据跟数据透视表中的排列有关，每一次改变版面布置时，数据透视表会立即按照新的布置重新计算数据。而要做出一张数据透视表还须进行如下图所示的三个步骤：

1）在Excel里选中相对应的表格范围；

2）点击工具栏中“插入”下的“数据透视表”并点击“确定”；

3）在右侧跳出的菜单“分析”中选择自己所需要的维度。

就这样，一张数据透视表便完成了。

大多数Excel的使用者或多或少都会遇到以上三个方面的问题。一张漂亮的表格，除了在保证数据不出错之外，还得利于大家审阅与分析。在看完本篇推文后，是不是解决了一些你已经遇到的问题，也让你学到了一些知识呢？希望大家以后能够熟练运用Excel中的功能，提高自己的工作效率，做出漂亮的表格！